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Web会議ではzoomを使うべき理由と知っていると役にたつ機能を8つ紹介

リモートワーク

どもども!まっと(@matt_922w)です!

4月からマーケターになるべく会社に入社したものの、コロナの影響により初日から誰とも会うことなく完全リモートワークになりました。

緊急宣言が出され、外出を自粛することが求められている現在、アポイントメントなどはすべて中止、またはWeb会議へと移行されました。

コロナにより、今までなかなか浸透してこなかったWeb会議や、リモートワークに対するシフトが急激に早まったと思います。

この記事では、もともとフリーランスとして世界を旅しながら仕事をしていた、リモートワーク経験者の私が、最強のWeb会議ツール「zoom」の活用方法を共有したいと思います。

記事の有効性

私は2018年から海外ノマドとしてWeb制作をメインに仕事をしてきました関係で基本的に仕事の全てをリモートワークで完結させておりました。zoomも昔から利用しています。

今はWeb会議ツールはたくさん出ているのですが、現状はまだまだzoomが抜きん出ている印象です。今回ご紹介する8つの方法が駆使できれば、あなたはもうzoomマスターです!

Web会議はzoom利用がおすすめな理由

zoomはweb会議のプラットフォームになりつつあります。現状Web会議=zoomというイメージを持っている人も多いはず。

自分自身も色々なクライアントとアポイントがありますが、その多くをzoomで済ませることが多いです。

個人的にオンライン会議をするときにzoomを選ぶ理由としては音の途切れが少ないというものがあります。

今のようにリモートの環境では状況によって、インターネットの回線が弱いということもあります。インターネットが弱い状況でWeb会議をするとよく起きるのが画面のフリーズや音が聞き取れないことです。

zoomはその点においてたくさんの技術投資を行なっているらしく、インターネットが弱くても比較的音切れがないように工夫がされています。

そのため、オンラインでネット環境によりイライラすることが少ないのが、1番の魅力だと思っています。またビデオをオンにしているときのカクツキも他のツールに比べると滑らかに動いています。

zoomの魅力についてわかりやすい記事があったので共有しておきます。音質のことも触れていました。

参考記事:在宅勤務で躍進!ビデオ会議「Zoom」強さの秘密

zoomを使いこなす①:バーチャル背景で場所を選ばず会議ができること

バーチャル背景
バーチャル背景を設定できます。

オンライン会議を家で行う際に気になるのが、家の様子が映ってしまうことではないでしょうか。

ズームを利用すれば好きな背景と入れ替えることが可能です。これかなり役にたちます。

デフォルトでいくつかバーチャル背景も用意されています。またネットで無料で配布しているバーチャル背景専用の壁紙などもあるのでぜひ見てみてください。

参考記事:Zoomバーチャル背景、おもしろい背景など合計100種類と10通りの活用方法、設定方法

バーチャル背景を使えばたとえ家の中が汚いといういった状況でもすぐに Web 会議をすることができます。

プロフェッショナルなOfficeの背景やちょっと面白い背景を使って周りを笑わせたりもできます。

自分はコメダコーヒーが好きなので、コメダコーヒーの店内を背景にしています。

ミーティングの予約

ズームではWeb会議を指定した時間で予約することが可能です。

事前に「何日の何時に誰とミーティングをする」と予約をしておけばその時間に自動で会議を開始することも可能です。

予約の共有はとても簡単で相手のEメールに送ることやURLを共有するだけで予約ができてしまうのでとても便利な機能です。

パスワードや、カレンダー同期も

会議によってセキュリティを上げたい場合は会議にパスワードを設定することも可能となっております。

重要な会議など使うことがあると思います。あまり自分は利用したことはありません。

画面共有機能

ズームは画面共有機能を持っています。

プレゼンの場合などでも資料を画面共有で相手に見せることができるのでわかりやすい説明が可能になります。

相手に見せたいウェブのページがある場合などでも活用できるため画面共有機能は絶対に使いこなすべき昨日の一つです。

ボタンひとつで設定できますのでぜひ今後活用してください。

ホワイトボード

ホワイトボード
ホワイトボードでの視覚的な情報を共有できます。

あまり知られていませんがホワイトボード機能というものもあります。

こちらは言葉のとおりホワイトボードの上にテキストや簡単なイラストなどが書けるという機能です。

テキストやイラストは画面共有と同時に使うこともできるためプレゼンの資料で強調したい場所などがある場合にも活用できるためおすすめです。

同時に複数人でテキストを書いたり絵を書いたりすることもできるため意見の共有に役立ちます。

チャット

ズームにはチャット機能も付いています。言葉だけでは心配な所やメモをしておきたいところがあればチャット機能を利用して忘れることがないようにリマインドしたりすることもできます。

画面の端の方に隠れている時があるため為気付かない人も時もありますが有効な機能ですので覚えておきましょう。

リモートコントロール

リモート機能は相手のパソコンの画面をコントロールできる機能です。

例えばですが先方が「パソコンに詳しくない」などといった状況ではリモート機能を使い相手のパソコンを代わりに操作してあげることも可能です。

もちろんこちらは相手の許可がないとできないようになっているので乗っ取られるといったことはありませんのでご心配なく

ブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルームは簡単に言うと少人数の会議ができる方法です。

大人数の会議などではたくさんの人が集まっているため意見交換の際に小さな グループに分かれたいと言った状況もあると思います。

そのような時にブレイクアウトルームを利用することで少人数のグループが作れるので意見交換などが可能になります。

こちらはホストが自由に選択できるため大人数での会議がある場合は使ってみると良いと思います。

録画・録音

ズームでは録画録音だってできちゃいます。大切な会議では録画をしたいことがあると思います。

活用法としてはセミナー形式のオンラインミーティングなどの際は録画をしておき、そちらを参加した方全員に配るなどといった方法が取れます。

録画したものをYoutubeなどで公開するといった方法も可能です。一度だけではなく見返すことができるのは助かりますね。

まとめ:zoomを活用してリモートワークを活性化させよう

zoomで利用できる便利な機能を8つ紹介しましたがいいかがだったでしょうか。念の為もう一度まとめておきます。

  1. バーチャル背景
  2. ミーティングの予約
  3. 画面共有機能
  4. ホワイドボード
  5. チャット
  6. リモートコントロール
  7. ブレイクアウトルーム
  8. 録画・録音

ズームは日々改善を行っており、将来的にはよりシームレスかつ、便利なツールになっていくと思います。

現在でもすでに英語だけですが自動の字幕表示の機能も実装されているそうです。

言葉だけでは理解しにくいといった状況でも自動で字幕がついてくれるようになるとより会議が円滑に進むのではないでしょうか。

ズームの持つ可能性はまだまだ計り知れません。コロナにより需要が大きく高まり株価も上昇しているルームの今後が見逃せません。

まだまだ紹介していない昨日などもあるかと思いますので個人的にももっと研究を続けてみたいと思います。

毎日学ぶことがあり楽しいです。引き続きよろしくお願いします。

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